Rencana Manajemen Komunikasi
1. Pendahuluan
Dokumen ini menjabarkan strategi dan proses untuk memastikan komunikasi yang efektif antar semua stakeholder proyek AI Nahdlatul Ulama.
2. Stakeholder Utama
PBNU
Tim Proyek
Lembaga Bahtsul Masail
Komunitas Pesantren
Mitra Teknologi
Pengguna Akhir
3. Matriks Komunikasi
PBNU
Status Proyek
Laporan Eksekutif
Bulanan
Direktur Proyek
Tim Proyek
Update Harian
Stand-up Meeting
Harian
Scrum Master
LBM
Validasi Konten
Workshop
Mingguan
Direktur Konten
Komunitas Pesantren
Progres Proyek
Newsletter
Bulanan
Tim Komunikasi
Mitra Teknologi
Spesifikasi Teknis
Dokumen Teknis
Per Milestone
Arsitek Teknis
Pengguna Akhir
Rilis Fitur
Blog Post
Per Rilis
Product Owner
4. Metode Komunikasi
Email resmi proyek
Platform kolaborasi (e.g., Slack, Microsoft Teams)
Video conference (Zoom)
Sistem manajemen proyek (Jira)
Website proyek
Media sosial resmi NU
5. Pedoman Komunikasi
Bahasa: Indonesia (default), Arab & Inggris (jika diperlukan)
Format laporan standar
Protokol eskalasi isu
Aturan penggunaan saluran komunikasi
6. Manajemen Rapat
Agenda dikirim 24 jam sebelum rapat
Notulensi didistribusikan dalam 24 jam setelah rapat
Action items dilacak dalam sistem manajemen proyek
7. Manajemen Dokumentasi
Sistem penamaan file standar
Versioning control untuk semua dokumen
Repositori dokumen terpusat (e.g., SharePoint)
8. Komunikasi Eksternal
Proses persetujuan untuk rilis publik
Designated spokespersons
Media relations protocol
9. Manajemen Konflik dan Krisis
Prosedur eskalasi konflik
Tim manajemen krisis
Template komunikasi krisis
10. Evaluasi Efektivitas Komunikasi
Survei kepuasan stakeholder kuartalan
Audit komunikasi tahunan
Proses continuous improvement
11. Peninjauan dan Pembaruan
Rencana ini akan ditinjau setiap semester dan diperbarui sesuai kebutuhan.
Disetujui oleh:
[Tanda tangan]
[Nama]
Direktur Proyek AI Nahdlatul Ulama
Tanggal: [DD/MM/YYYY]
Last updated