Rencana Manajemen Pengadaan

1. Pendahuluan

Dokumen ini menjabarkan strategi dan prosedur untuk mengelola proses pengadaan barang dan jasa yang diperlukan dalam proyek AI Nahdlatul Ulama.

2. Jenis Pengadaan

• Hardware: Server, workstations, perangkat mobile untuk testing

• Software: Lisensi AI development tools, cloud services

• Jasa: Konsultan AI, auditor keamanan, jasa terjemahan

• Konten: Akses ke database kitab kuning digital

3. Proses Pengadaan

3.1 Perencanaan Pengadaan

• Identifikasi kebutuhan dari WBS

• Make-or-buy analysis

• Penentuan jenis kontrak

3.2 Pelaksanaan Pengadaan

• Penyusunan RFP (Request for Proposal)

• Evaluasi proposal

• Negosiasi kontrak

• Penandatanganan kontrak

3.3 Kontrol Pengadaan

• Manajemen kinerja vendor

• Administrasi kontrak

• Manajemen perubahan kontrak

3.4 Penutupan Pengadaan

• Verifikasi deliverables

• Finalisasi pembayaran

• Lessons learned

4. Kriteria Seleksi Vendor

• Keahlian teknis dalam AI dan Islamic studies

• Track record dalam proyek serupa

• Kesesuaian dengan nilai-nilai NU

• Harga yang kompetitif

• Dukungan pasca-implementasi

5. Jenis Kontrak

• Fixed Price untuk hardware dan software standar

• Time & Material untuk jasa konsultasi

• Cost Plus untuk pengembangan custom

6. Manajemen Risiko Pengadaan

• Due diligence vendor

• Klausul kontrak untuk mitigasi risiko

• Monitoring kinerja vendor secara berkala

• Rencana kontingensi untuk kegagalan vendor

7. Metrik Kinerja Vendor

• On-time delivery

• Kualitas deliverables

• Responsiveness

• Kepatuhan terhadap syarat kontrak

8. Etika dan Compliance

• Kebijakan anti-korupsi

• Proses pengadaan yang transparan

• Manajemen konflik kepentingan

• Kepatuhan terhadap regulasi pengadaan NU dan pemerintah

9. Dokumentasi Pengadaan

• RFP template

• Kontrak standar

• Laporan evaluasi vendor

• Log perubahan kontrak

10. Peran dan Tanggung Jawab

• Procurement Manager: Mengawasi seluruh proses pengadaan

• Legal Team: Review dan persetujuan kontrak

• Technical Team: Spesifikasi teknis dan evaluasi proposal

• Finance Team: Anggaran dan pembayaran

11. Integrasi dengan Area Manajemen Lain

• Koordinasi dengan manajemen ruang lingkup untuk spesifikasi kebutuhan

• Sinkronisasi dengan manajemen jadwal untuk timeline pengadaan

• Input ke manajemen risiko untuk risiko terkait vendor

12. Peninjauan dan Pembaruan

Rencana Manajemen Pengadaan ini akan ditinjau setiap semester atau ketika ada perubahan signifikan dalam kebutuhan proyek.

---

Disetujui oleh:

[Tanda tangan]

[Nama]

Procurement Manager AI Nahdlatul Ulama

Tanggal: [DD/MM/YYYY]